6.1 Le comité d’éthique informera le dénonciateur dans les sept jours suivant la réception de la plainte, ainsi que des exigences, de la forme et de la recevabilité de la plainte.
6.2 Le comité d’éthique peut également demander au dénonciateur de clarifier sa plainte ou de fournir des informations supplémentaires.
6.3 S’il y a des indications que les faits dénoncés ont été vérifiés, une enquête interne sera lancée pour examiner les faits, ou la plainte sera renvoyée au service compétent lorsque la question ne relève pas de sa compétence.
6.4 En même temps, si nécessaire, le Comité d’éthique prendra les mesures nécessaires pour mettre fin à une éventuelle infraction en cours.
6.5 Enquête interne sur la plainte.
À la suite d’une plainte, le comité d’éthique prend les mesures appropriées pour vérifier les allégations qui y sont contenues et peut offrir à l’accusé un délai pour présenter ses observations.
6.5.1 Parmi les activités qui peuvent être menées dans le cadre de l’enquête, on peut citer :
6.6 Le comité d’éthique peut faire appel à des services professionnels externes pour soutenir l’enquête, ainsi que demander le soutien d’autres départements.
6.7 Au bout de trois mois, le comité d’éthique informera le plaignant des mesures prévues ou adoptées pour donner suite à la plainte et des motifs respectifs, et le plaignant pourra demander, à tout moment, à être informé du résultat et de la conclusion correspondante de la plainte.
6.8 Clôture de l’enquête et rédaction d’un rapport.
6.8.1 Une fois la phase d’enquête terminée, un rapport sera établi (ou un dossier créé) pour chaque plainte, dans lequel seront consignées les mesures et les procédures adoptées pour y donner suite.
6.9 Conservation des plaintes.
Les plaintes reçues sont enregistrées et conservées pendant au moins cinq ans et, indépendamment de cette période, pendant la durée d’une procédure judiciaire et/ou administrative.
6.10 Mise en œuvre et suivi de la procédure.
Le CIANO diffusera cette procédure via l’Intranet et sur son site web officiel.