Whistleblowing-Kanal
1. Einleitung
2. Anwendungsbereich
- Subjektiv: Mitarbeiter, Hersteller, Lieferanten, Kunden oder Dritte.
- Objektiv: Gründe für die Beschwerde – Verstöße (unabhängig davon, ob sie in den Geltungsbereich des Gesetzes fallen oder nicht), Zweifel, Empfehlungen.
3. Garantien und Schutzmaßnahmen
4. Ernennung einer Ethik-Kommission
- Zusammensetzung des Ausschusses.
5. Kontext der Zulässigkeit des Verfahrens
Einleitung
Form der Beschwerde
- Mündlich und/oder schriftlich (Mittel).
Erforderliche Elemente/Daten
6. Verfahren der Bearbeitung
6.1 Die Ethik-Kommission benachrichtigt den Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen nach Eingang der Beschwerde und unterrichtet ihn über die Voraussetzungen, die Form und die Zulässigkeit der Beschwerde.
6.2 Die Ethik-Kommission kann den Hinweisgeber auch auffordern, die Beschwerde zu präzisieren oder zusätzliche Informationen zu liefern.
6.3 Liegen Anhaltspunkte dafür vor, dass der beanstandete Sachverhalt verifiziert wurde, wird eine interne Untersuchung eingeleitet, um den Sachverhalt zu prüfen, oder die Beschwerde wird an die zuständige Dienststelle weitergeleitet, wenn die Angelegenheit nicht in ihren Zuständigkeitsbereich fällt.
6.4 Gleichzeitig ergreift die Ethik-Kommission erforderlichenfalls die notwendigen Maßnahmen, um einen möglichen Verstoß zu unterbinden.
6.5 Interne Untersuchung der Beschwerde.
Im Anschluss an eine Beschwerde unternimmt die Ethik-Kommission die geeigneten Schritte, um die darin enthaltenen Anschuldigungen zu überprüfen, und kann dem Beschuldigten eine Frist zur Stellungnahme einräumen.
6.5.1 Zu den Tätigkeiten, die im Rahmen der Untersuchung durchgeführt werden können, gehören:
- Sammeln von Informationen über den angezeigten Sachverhalt;
- Analyse der erhaltenen Informationen;
- Dokumentation der durchgeführten Untersuchungen (Verfahren und durchgeführte Tests) und der erzielten Ergebnisse;
- Schlussfolgerung zu den durchgeführten Untersuchungen;
- Auflistung der Abhilfemaßnahmen, die ergriffen werden können.
6.6 Die Ethik-Kommission kann zur Unterstützung der Untersuchung externe Fachleute beauftragen und auch andere Dienststellen um Unterstützung bitten.
6.7 Nach Ablauf von drei Monaten unterrichtet die Ethik-Kommission den Beschwerdeführer über die geplanten oder beschlossenen Maßnahmen zur Weiterverfolgung der Beschwerde und die jeweiligen Gründe, und der Beschwerdeführer kann jederzeit verlangen, über das Ergebnis und die entsprechende Schlussfolgerung der Beschwerde informiert zu werden.
6.8 Abschluss der Untersuchung und Erstellung eines Berichts.
6.8.1 Nach Abschluss der Untersuchungsphase wird für jede Beschwerde ein Bericht erstellt (oder eine Akte angelegt), in dem die Maßnahmen und Verfahren zur Weiterverfolgung der Beschwerde festgehalten werden.
6.9 Aufbewahrung der Beschwerden.
Die eingegangenen Beschwerden werden registriert und mindestens fünf Jahre lang aufbewahrt, und zwar unabhängig von diesem Zeitraum während der Anhängigkeit von Gerichts- und/oder Verwaltungsverfahren.
6.10 Umsetzung und Überwachung des Verfahrens.
CIANO wird dieses Verfahren über das Intranet und auf seiner offiziellen Website bekannt machen.
