Canale di Denuncia

Procedura del Canale di Denuncia

Schema

1. Introduzione

2. Ambito

  • Soggettivo: dipendenti, produttori, fornitori, clienti o terzi.
  • Obiettivo: motivi del reclamo – reati (che rientrino o meno nell’ambito di applicazione della legge), dubbi, raccomandazioni.

3. Garanzie e Misure di Protezione

4. Nomina di un Comitato etico

  • Composizione del comitato.

5. Contesto di Ammissibilità

  • Introduzione
  • Forma del reclamo
    • Verbale e/o scritta (mezzi).
  • Elementi/dati necessari

6. Procedura di Trattamento

6.1 Il comitato etico informerà l’informatore entro sette giorni dal ricevimento della denuncia e lo informerà dei requisiti, della forma e dell’ammissibilità della denuncia.

6.2 Il comitato etico può anche chiedere all’informatore di chiarire il reclamo o di fornire ulteriori informazioni.

6.3 Se vi sono indicazioni che i fatti denunciati sono stati verificati, verrà avviata un’inchiesta interna per indagare sui fatti, oppure la denuncia verrà deferita al dipartimento competente quando la questione non rientra nelle sue competenze.

6.4 Allo stesso tempo, se necessario, il Comitato etico prenderà le misure necessarie per fermare eventuali reati in corso.

6.5 Indagine interna sul reclamo.

A seguito di un reclamo, il Comitato etico adotterà le misure appropriate per verificare le accuse in esso contenute e potrà offrire all’accusato un periodo di tempo per commentare.

6.5.1 Tra le attività che possono essere svolte nell’ambito dell’indagine vi sono:

  • Raccogliere informazioni sui fatti denunciati;
  • L’analisi delle informazioni ottenute;
  • Documentazione delle ricerche effettuate (procedure e test eseguiti) e dei risultati ottenuti;
  • Conclusioni sulla ricerca effettuata;
  • Un elenco delle misure correttive che possono essere applicate.

6.6 Il Comitato etico può avvalersi di servizi professionali esterni per supportare l’indagine, nonché richiedere il supporto di altri dipartimenti.

6.7 Al termine dei tre mesi, il Comitato etico informerà il reclamante delle misure previste o adottate per dare seguito al reclamo e delle rispettive motivazioni; il reclamante potrà richiedere, in qualsiasi momento, di essere informato dell’esito e della relativa conclusione del reclamo.

6.8 Chiusura dell’indagine e stesura di una relazione.

6.8.1 Una volta conclusa la fase di indagine, per ogni reclamo verrà redatto un rapporto (o creato un fascicolo) in cui saranno riportate le misure e le procedure adottate per dargli seguito.

6.9 Conservazione dei reclami.

I reclami ricevuti saranno registrati e conservati per almeno cinque anni e, indipendentemente da questo periodo, durante la pendenza di un procedimento giudiziario e/o amministrativo.

6.10 Attuazione e monitoraggio della procedura.

CIANO pubblicizzerà la presente procedura attraverso la rete Intranet e il sito web ufficiale.